Come gestire una riunione?

A tutti noi, e non solo ai manager di successo, giunge il momento di organizzare e gestire una riunione… e vogliamo che la nostra riunione non sia una perdita di tempo (né per noi, né per chi partecipa). Perché diciamolo chiaramente… un sacco di incontri (detti anche all’inglese ‘meeting’) sono una perdita di tempo: sono troppo lunghi, sono mal gestiti, non sappiamo perché siamo stati invitati, e sono vaghi.

La buona notizia? Per migliorare le riunioni non c’è bisogno di essere astrofisici!
Sappiamo che la preparazione è la base per una riunione di successo. Come prepararsi?

  1. In primo luogo, sappiamo perché stiamo pianificando la riunione? Avere in mente un obiettivo specifico (cosa vogliamo raggiungere?) ci aiuterà a creare un programma utile
  2. Chi veramente deve essere presente (considerando coloro che prendono le decisioni, i portatori di interesse -stakeholders-, e anche chi può influenzare)? Quando li invitiamo, prepariamoli affinché possano dare un reale contributo.
    Se alcune persone fossero coinvolte nell’argomento, ma non avessero bisogno di partecipare, possiamo chiedere un loro contributo in anticipo e aggiornarle in seguito.
  3. Quando apriamo la riunione esponiamo chiaramente lo scopo della riunione, il tempo di chiusura (meglio se short and sweet) e concentriamo le persone sul compito da svolgere (a volte anche un ‘cronometrista’ può essere di grande aiuto).
  4. Chi modera l’incontro ha il ruolo di mantenere alta la motivazione dei partecipanti e che siano veramente coinvolti alla ‘causa’.
  5. Quando la riunione è finita, prendiamoci qualche minuto per riflettere. Hanno partecipato tutti? Le persone erano distratte? Cosa ha funzionato bene e cosa no? Possiamo anche chiedere feedback ai partecipanti…

Usiamo le nostre riflessioni per continuare a migliorarci per la prossima riunione.

BUONA RIUNIONE ORGANIZZATA A TUTTI-E!!!

Tratto da Why Your Meetings Stink—and What to Do About It di Steven G. Rogelberg

Autore: Emanuela Chemolli

Emanuela dott.ssa Chemolli, Ph.D. Ha conseguito un dottorato in Psicologia delle Organizzazioni presso l’Università di Verona in collaborazione con Concordia University, John Molson School of Business (Montreal, Canada), un master in Marketing Management Territoriale (Accademia del Commercio e Turismo, Trento) e una laurea in Scienze dell’Educazione, Esperto nei processi formativi (Università di Verona). Ha esperienze lavorative sia nazionali (come trainer comportamentale, ricercatore, consulente aziendale) sia internazionali (ricercatore presso Concordia University, John Molson School of Business – Montreal, Canada; professore universitario presso il Dipartimento di Management e Imprenditorialità, Sawyer Business School, Suffolk University, Boston, USA). Membro della prestigiosa Society for Industrial and Organizational Psychology dal 2010, è esperta di motivazione al lavoro e i suoi argomenti, sviluppati sotto forma di training, consulenza e ricerca sono: Migliorare i risultati personali e aziendali attraverso programmi ad hoc inerenti a leadership e motivazione,essere manager oggi, benessere organizzativo, comunicazione (e disinformazione), felicità, stress lavoro correlato, sviluppo dei talenti e condivisione delle conoscenze, sviluppo dei team.

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