A tutti noi, e non solo ai manager di successo, giunge il momento di organizzare e gestire una riunione… e vogliamo che la nostra riunione non sia una perdita di tempo (né per noi, né per chi partecipa). Perché diciamolo chiaramente… un sacco di incontri (detti anche all’inglese ‘meeting’) sono una perdita di tempo: sono troppo lunghi, sono mal gestiti, non sappiamo perché siamo stati invitati, e sono vaghi.
La buona notizia? Per migliorare
le riunioni non c’è bisogno di essere astrofisici!
Sappiamo che la preparazione è la base
per una riunione di successo. Come prepararsi?
- In primo luogo, sappiamo perché stiamo pianificando la riunione? Avere in mente un obiettivo specifico (cosa vogliamo raggiungere?) ci aiuterà a creare un programma utile
- Chi veramente deve essere
presente (considerando coloro che prendono le decisioni, i portatori di
interesse -stakeholders-, e anche chi può influenzare)? Quando li invitiamo, prepariamoli affinché possano dare un reale contributo.
Se alcune persone fossero coinvolte nell’argomento, ma non avessero bisogno di partecipare, possiamo chiedere un loro contributo in anticipo e aggiornarle in seguito. - Quando apriamo la riunione esponiamo chiaramente lo scopo della riunione, il tempo di chiusura (meglio se short and sweet) e concentriamo le persone sul compito da svolgere (a volte anche un ‘cronometrista’ può essere di grande aiuto).
- Chi modera l’incontro ha il ruolo di mantenere alta la motivazione dei partecipanti e che siano veramente coinvolti alla ‘causa’.
- Quando la riunione è finita, prendiamoci qualche minuto per riflettere. Hanno partecipato tutti? Le persone erano distratte? Cosa ha funzionato bene e cosa no? Possiamo anche chiedere feedback ai partecipanti…
Usiamo le nostre riflessioni per continuare a migliorarci per la prossima riunione.
BUONA RIUNIONE ORGANIZZATA A TUTTI-E!!!
Tratto da Why Your Meetings Stink—and What to Do About It di Steven G. Rogelberg
